Digitalisierung ist eben doch möglich: Ein Großteil der Marketer arbeitet aktuell im Home-Office. Während einige Unternehmen die Umstellung weitestgehend problemlos gemeistert haben, sind andere überfordert. Dieser Artikel bietet Ihnen Tipps und Tricks zu den nützlichsten Tools im Home-Office und zeigt Ihnen, wie Sie auch diese ungewohnte Situation meistern.
Als Unternehmensberatung und Agentur ist es von größter Wichtigkeit, mit den aktuellen Entwicklungen zurechtzukommen. Die Kundenakquise darf auch in Zeiten von Home-Office nicht stoppen: Als Vorreiter der Digitalisierung wollen wir Ihnen zeigen, welche Tools Ihnen helfen und wie Marketing Automation die Arbeit im Home-Office erleichtert. Bevor es an das Für und Wider der einzelnen Tools geht, ist es essenziell die einzelnen Vor- und Nachteile von der sogenannten "Telearbeit" zu beleuchten.
Nachteil für das Home-Office: Soziale Interaktionen fehlen
Social Distancing ist wohl das meist genannte Wort der letzten Tage – sowohl auf der Arbeit als auch im Privatleben sollen soziale Kontakte vermieden werden. Die logische Folge: Soziale Interaktionen bleiben aus. Auf professioneller Ebene zeigt sich das durch die Schwierigkeit, auf Entwicklungen spontan zu reagieren: Auf Kundenanfragen einzugehen, ohne die konkrete Auslastung der Mitarbeiter zu kennen, ist eine der Herausforderungen des Home-Office.
Ebenso entfällt der kurze Plausch an der Kaffeemaschine: Unterhaltsame Interaktionen unter Mitarbeitern bleiben in der Regel aus. Diese Spontanität, die für eine Abwechslung innerhalb des stressigen Arbeitsalltags gesorgt hat, fehlt. Solche Gespräche bieten gelegentlich auch Lösungen für arbeitstechnische und private Problemstellungen – der Austausch mit Kollegen steigert Zufriedenheit und Produktivität.
Stattdessen warten im Home-Office ganz andere Gefahren: Von Daheim aus Arbeiten kann unter Umständen den letzten Nerv kosten. Arbeiternehmer mit Kindern sind doppelt belastet – die Produktivität muss erhalten bleiben, aber Kinder wollen bespaßt werden. Diejenigen, die keine Betreuung für den Nachwuchs finden oder auf engstem Raum leben, wünschen sich mitunter ihren alten Arbeitsplatz zurück.
Genau dieser Arbeitsplatz fehlt daheim häufig: Manchmal ist es nicht möglich, ein Arbeitszimmer einzurichten. Das (räumliche) Trennen von Haushalt und Arbeitsplatz fällt schwer und kann für Frustrationen sorgen: Geplante Pausen und das Abschalten nach der Arbeit sind ein Muss.
Wie helfen Tools dabei?
Organisations- und Kommunikationstools wie Trello oder Microsoft Teams können dabei helfen, das Organisationschaos in den Griff zu kriegen: Meetings und Aufgaben können geplant für jedermann ersichtlich platziert werden. Der eigene Status, fast schon wie im klassischen Messenger, zeigt Mitarbeitern, Kollegen und Geschäftspartnern die eigene Verfügbarkeit an.
Microsoft Teams schwimmt gerade auf der Home-Office-Welle: Das Interesse an Teams wurde zusätzlich gepusht, in dem Microsoft die kollaborative Plattform bis 2021 kostenlos zur Verfügung stellt. Als kleiner Bonus bietet die Meeting-Funktion von Teams die Möglichkeit, die verpassten Gespräche mit dem Lieblingskollegen am Ende des Tages nachzuholen – als Videokonferenz, mit eigenem Kaffee in der Hand.
(Vermeintliche) Vorteile im Home-Office: Selbstständiges Arbeiten
Sie kennen das Sprichwort: Ist die Katze aus dem Haus, tanzen die Mäuse auf dem Tisch. Manch einer mag sich eingeladen fühlen, die eigene Produktivität im Home-Office runterzuschrauben. Doch dieses Denken schadet dem Unternehmen und Ihnen. Durch die aktuelle Lage ist die Kundenakquise verlangsamt, also sollten Sie alles daran setzen den Sales Funnel voll zu halten. Schließlich stehen, sobald wieder der normale Arbeitsalltag eingekehrt ist, die nächsten Arbeitsaufträge vor der Tür.
Selbstständiges Arbeiten erleichtert es aber auch, Aktivitäten zu priorisieren. Im Büro kommt oftmals etwas dazwischen, was “schnell mal erledigt werden muss”, im Home-Office ist in der Regel genug Zeit, Aufgaben konsequent abzuschließen.
Falls Sie Probleme haben, die Arbeitszeit selbstständig einzuteilen, hilft Ihnen der Microsoft Planner dabei. Deadlines für die einzelnen Aufgaben können jederzeit individuell gesetzt und erneuert werden. Dabei ist stets ersichtlich, wer diese Aufgabe aktuell bearbeitet. Gerade für Mitarbeiter mit Kindern sind Aktivitätsbenachrichtigungen und organisierte Aufgaben wichtig, falls der Nachwuchs sich meldet. Denn so können Termine flexibel verschoben werden und Aufgaben von Kollegen mit Leerlauf übernommen werden.
Die Krise künstlich zu beschönigen und als neue Bewegung der New-Work-Vetreter zu feiern ist zynisch und greift viel zu kurz. Wir beobachten jedoch sowohl bei uns selbst als auch bei unseren Kunden, dass es eben geht – wenn es muss. Bei divia ist Home-Office gelebte Realität, ob gestern oder morgen. Das verschafft uns gerade jetzt einen enormen Vorsprung und wir schöpfen jetzt aus dem unseren Mitarbeitern entgegengebrachten Vertrauen.
Tools, Tools, Tools: Eine Auswahl von verschiedenen Programmen für Ihr Unternehmen
Natürlich sind Tools wie Trello oder Teams bereits im Großteil aller Unternehmen Alltag. Dennoch gibt es einige Programme, die sich gerade jetzt besonders lohnen. Projektmanagement- und Dokumentationssoftware wie PandaDoc oder Zenkit helfen dabei, den Überblick zu behalten. Der Microsoft Planner verknüpft sämtliche Microsoft Applikationen in einem Tool. Speicherdienste wie OneDrive oder SharePoint speichern Ihre Daten in einer Cloud ab und sind für jedes Teammitglied zugänglich. Go-to-Webinar ermöglicht das Teilen von Bildschirmen und das Veranstalten von Videokonferenzen. Zoom ist gerade für Marketer, die Webinare veranstalten, interessant. In Zeiterfassungsprogrammen wie MOCO protokollieren Mitarbeiter ihre eigene Arbeitszeit, das ist besonders wichtig für Agenturen und Unternehmungsberatungen bzw. Unternehmen, die in externen Projekten tätig sind.
Welches dieser Tools ist explizit für das Home-Office nützlich?
Generell gilt: Jedes dieser Tools hat einen berechtigten Platz im jeweiligen Repertoire. Dennoch haben derzeit einige Programme einen besonderen Stellenwert für uns.
- Eine Kommunikationssoftware wie Microsoft Teams: Ohne geht’s aktuell einfach nicht. Ob es um den Austausch von privaten oder geschäftsrelevanten Informationen geht – an Teams führt kein Weg vorbei. Einfach, übersichtlich und im Office 365 Paket enthalten – Teams erfordert keinen besonderen Vorlauf, um zu funktionieren.
- Zeitprotokollierung mit MOCO: Als Unternehmensberatung nehmen wir das Protokollieren der Arbeitszeit sehr genau. Schließlich ist es für den Kunden essenziell, den Arbeitsaufwand einer Unternehmensberatung zu überblicken. Gerade jetzt, wo das Werken und Tun von Mitarbeitern nicht vor Ort beobachtet werden kann, ist die selbstständige Protokollierung wichtig.
- SharePoint: Datenverwaltungsplattformen haben jetzt eine besondere Rolle. Während im Büro kurzweilig nachgefragt werden kann, wo sich bestimmte Dateien verbergen, ist es im Home-Office nicht immer garantiert, den jeweiligen Kollegen zu erreichen. Das Abspeichern in der Cloud macht das Teilen und Zugreifen auf Dateien für jeden Kollegen einfacher und spart somit Zeit, Mühe und Nerven. SharePoint ist Teil der Microsoft Office 365 Suite.
- Zoom: Für uns als Unternehmensberatung, die regelmäßig Webinare veranstaltet, ist Zoom unersetzlich. Die kollaborative Plattform funktioniert einfach und präzise, ohne dabei an professionellem Stellenwert zu verlieren.
HubSpot, Marketing Automation und das Home-Office
Als Agentur müssen wir hier eine Softwarelösung exklusiv nennen. HubSpot, eine All-in-One Marketing Automation Software, erleichtert uns sowohl im Büro als auch im Home-Office unsere Arbeit. Dass wir mit der Umstellung auf das Home-Office weitestgehend gut klarkommen, liegt auch daran, dass die meiste Fleißarbeit von HubSpot erledigt wird. E-Mail-Sequenzen, Workflows, das integrierte Content-Management-System oder das Customer-Relation-Management Tool helfen uns dabei, unserer alltäglichen Arbeit nachzugehen.
Die wesentlichen Vorteile einer Marketing Automation mit HubSpot
HubSpot braucht etwas Einarbeitungszeit, um seine Stärken zu zeigen. Doch gerade für Marketer mit wenig Zeit ist HubSpot eine ideale Ergänzung. Das klingt zunächst einmal komplett widersprüchlich - und ist dennoch wahr: Sobald die ersten Funktionen verstanden worden sind und die Automatisierungsmaschine erstmal ins Rollen kommt, sparen Sie sich Zeit und Geld. Denn aufwendige Fleißarbeiten werden automatisch erledigt.
- All-in-One Marketing Automation Software: CMS, CRM, E-Mail-Marketing und Marketing Automation in einem Tool
- Wissensdatenbank und HubSpot Academy: Kurse und Zertifikate direkt innerhalb von HubSpot
- Basisfunktionen der Software kostenlos
- Marketing Automation durch E-Mail-Sequenzen
- Workflows, die Leads mittels definierter Aktionen selbst auslösen
- Möglichkeiten zur Personalisierung
- Meeting-Funktion: Einfach und bequem Meetings mit Kunden vereinbaren
Gerade jetzt im Home-Office ist es an der Zeit, sich strategisch neu aufzustellen: Das Ziel sollte sein, nach der Isolation gestärkt in den Arbeitsalltag zu gehen. Um sich einen Überblick über HubSpot und Automationsmöglichkeiten zu verschaffen, empfehlen wir Ihnen an unseren Grundlagen Webinaren "HubSpot Tutorial" teilzunehmen. Darin erklären wir die wichtigsten Tools und Features der Software – und ermöglichen es Ihnen, diese für sich zu nutzen.
