Die Digitalisierung zählt zu den Megatrends unserer Zeit, denen sich Unternehmen nicht entziehen können – und das ganz unabhängig von ihrer Größe oder der Branche, in der sie tätig sind. Allerdings existieren enorme Unterschiede in Bezug auf die Voraussetzungen, wie beispielsweise die internen Prozesse, das Optimierungspotenzial und die bereits genutzten digitalen Instrumente. Selbst die Bedeutung der Homepage, die heutzutage nicht nur als modernes Aushängeschild, sondern vor allem als Dreh- und Angelpunkt für die Unternehmenskommunikation fungiert, wird noch nicht von allen Unternehmen im erforderlichen Maße wahrgenommen.
Die wesentlichen Schritte der digitalen Transformation müssen daher auf die konkreten Bedürfnisse zugeschnitten und mit dem Ist-Zustand abgeglichen werden. Vor allem aber gilt der reibungslosen Implementierung großes Augenmerk, um die Abläufe im Unternehmen so wenig wie möglich zu beeinträchtigen und die Mitarbeiter bestmöglich auf die neuen Rahmenbedingungen vorzubereiten.
Unternehmen unterschiedlich positioniert – Schritte der digitalen Transformation modifizieren
Erfahrungsgemäß steht die Digitalisierung nicht für jedes Unternehmen an oberster Stelle der zu erledigenden Projekte: Ein alteingesessener Handwerker, der bislang sehr gut ohne digitale Unterstützung ausgekommen ist, wird die notwendigen Schritte der digitalen Transformation schwerer akzeptieren, als dies beispielsweise bei Startups der Fall ist. Das Verständnis für die enormen Möglichkeiten ist bei Neugründern in der Regel sehr viel tiefer: Sie können ihre Prozesse von vornherein mit Hilfe einer modernen IT-Struktur abbilden, um die so erzielte hohe Effizienz ganz gezielt als Wettbewerbsvorteil auszunutzen. Das ERP-System gehört damit ebenso zu den Selbstverständlichkeiten wie ein moderner Internetauftritt, der für ein zeitgemäßes Marketing unerlässlich ist: Wer im Internet nicht präsent und in den Suchmaschinenanfragen optimal platziert ist, wird heutzutage von den meisten Zielgruppen nicht mehr frequentiert.
Die Verknüpfung digitaler Vertriebskanäle zur passgenauen Ansprache von Interessenten ist für Startups ein probates Mittel, schließlich sind die Kunden von heute online unterwegs und wollen für ein auftretendes Problem oder einen Bedarf schnellstmöglich eine Lösung erhalten. Ob zur Verarbeitung der Daten eigene Rechnerkapazitäten aufgebaut oder intelligente Cloud-Anwendungen genutzt werden, muss im konkreten Fall entschieden werden. Fakt ist: Es lassen sich Ressourcen sparen, wenn nur der tatsächliche Bedarf an Rechnerleistung berechnet und die notwendigen Operationen in der Cloud ausgeführt werden. Natürlich spielt die Branche, in der die Startups tätig sind, eine entscheidende Rolle: In einer Boutique reduzieren sich die notwendigen Schritte der digitalen Transformation auf die Webseite, die eventuell mit Shop-Funktion ausgestattet ist, ein Kassen- und Buchhaltungs- sowie ein Kundenverwaltungssystem. In der Regel ist es aber für kleinste Unternehmen schwierig, den Online-Vertriebskanal so zu bedienen, dass dieser die gewünschten Umsätze einspielt - auch dafür kann es sinnvolle Schritte der digitalen Transformation geben. Im Gegensatz dazu werden sich innovative Startups, wie beispielsweise FinTechs, intensiv mit den Möglichkeiten befassen, die die digitalen Technologien ihnen eröffnen - schließlich basiert ihr Erfolg in der Regel vollständig auf der Leistungsfähigkeit ihrer Software und IT.
Aber schon für IT-Systemhäuser, die von Haus aus ebenfalls mit innovativen Instrumenten zu tun haben, eröffnen die verschiedenen Schritte der digitalen Transformation oftmals ein interessantes Optimierungspotenzial: Die Mitarbeiter mögen mit den gängigen Kommunikationsmitteln ausgestattet sein, die so generierten Daten wollen aber effizient verarbeitet werden, soll aus ihnen der erwartete Mehrwert entstehen. Hier empfehlen sich beispielsweise verschiedenste Systeme zur Kundenbindung und Vertriebsunterstützung, die in einem in der Regel technisch schon gut ausgestatteten IT-Systemhaus relativ leicht zu implementieren sind. Die Prozesse werden somit stringent, was nicht nur die Geschwindigkeit der Bearbeitung von Anfragen erhöht, sondern vor allem auch Fehlerquellen minimiert. Die Effekte werden sich im Zuge der Digitalisierung noch verstärken, indem innovative Marketingstrategien zum Teil automatisiert ablaufen und den potenziellen Kunden gegenüber als Referenz für die eigene Arbeit dienen können.
Industrieunternehmen profitieren in einem besonderen Maße, wenn sie die Schritte der digitalen Transformation konsequent gehen: Die intensive Vernetzung der einzelnen Bereiche kann so organisiert werden, dass Produktionsstrecken selbst erkennen, wann und wie viel Material nachgeordert werden muss, um die anstehenden Aufträge in Time zu realisieren. Die Bestellungen werden automatisch ausgelöst, der Wareneingang erfasst und nach Bedarf in die Produktion überführt. Die fertigen Produkte werden konfektioniert und ausgeliefert, aus dem erledigten Auftrag wird automatisch eine Rechnung, die in der Buchführung erfasst und überwacht wird - bis hin zum Zahlungseingang, der wiederum einen Posten in der Finanzbuchhaltung ergibt. Die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung sind Stand heute nur zu einem Bruchteil ausgenutzt. Angesichts der schnellen technologischen Entwicklung werden immer mehr Bereiche ergriffen, sodass sich längst sämtliche Prozesse in einem Industrieunternehmen abbilden, steuern und optimieren lassen.
Schon vor diesem Hintergrund wird klar, dass die Schritte der digitalen Transformation sehr unterschiedlich ausfallen können und müssen: Tun sich Startups von vornherein leichter, die Schritte der digitalen Transformation konsequent zu gehen, werden bereits etablierte Unternehmen größere Probleme haben. Einerseits sind bereits genutzte IT-Teillösungen zu synchronisieren oder ganz neu aufzustellen, was naturgemäß einen deutlich größeren Aufwand bedeutet. Andererseits besteht immer eine gewisse Hemmschwelle, funktionierende Systeme anzufassen oder bei Bedarf zu ersetzen.
Sinnvolle Maßnahmen – Digitalisierungspotenzial umreißen
Zunächst ist es wichtig, die Möglichkeiten der Digitalisierung in Bezug auf das eigene Unternehmen zu recherchieren und zu verstehen. Anhaltspunkte kann die eigene Branche liefern - und ein Blick auf die Konkurrenz. Ist diese nämlich schon die Schritte der digitalen Transformation gegangen, lassen sich Visionen für das eigene Unternehmen der Zukunft ableiten. In dieser Phase die Mitarbeiter einzubinden, die letztendlich die Digitalisierung in ihrer täglichen Arbeit umsetzen müssen, dürfte in der Folge die Implementierung deutlich vereinfachen. Aus der Ideensammlung sollte eine konkrete Zielsetzung formuliert werden, die wiederum als Grundlage für ein Konzept und die Planung messbarer Schritte dient. Ob ein spezielles Beratungsunternehmen eingebunden wird, hängt nicht zuletzt von der Unternehmensgröße, den Voraussetzungen und dem zu erwartenden Aufwand ab. Aber schon die Themen Homepage und Online-Marketing werden sich in den meisten Fällen nicht mit eigenen Ressourcen in der Qualität umsetzen lassen, die für einen spürbaren Erfolg notwendig ist.
Erfolgreich angewendet: Neun Schritte der digitalen Transformation
- Optimierungsbedarf recherchieren und Zielsetzung formulieren
- Ideen der Mitarbeiter aufgreifen und Machbarkeit prüfen
- Ist-Situation ermitteln mit Ziel abgleichen
- Plan in messbaren Schritten als Managementaufgabe erstellen
- Erste Schritte leicht erreichbar gestalten und Umsetzung zur Motivation nutzen
- Standards nutzen und einzelne Projektschritte abstimmen
- Bei Bedarf Experten-Knowhow einbinden
- Austauschbare Module nutzen und Wartungsaufwand minimieren
- Digitalisierung als fortlaufenden Prozess der Anpassung verstehen
Fazit: Digitale Transformation sollte schrittweise erfolgen
Auch wenn sich die Unternehmen in Bezug auf Branche, Größe und Entwicklungsstand deutlich unterscheiden mögen, stellen sich in Bezug auf die Digitalisierung generelle Herausforderungen: Eröffnen die technologischen Entwicklungen auf der einen Seite immer neue Optimierungspotenziale, erfordert die Implementierung neuer Systeme auf der anderen Seite einen gewissen Aufwand. Vor allem etablierte Unternehmen, die in Teilbereichen bereits digitale Instrumente nutzen, haben es hier schwerer als Startups, die von vornherein mit einem anderen Verständnis herangehen und auf einer stringente sowie nach Bedarf erweiterbaren IT-Struktur aufbauen. Die Effekte, die sich im fortlaufenden Prozess der Digitalisierung, der ja mit der Implementierung eines Systems nicht beendet ist, erzielen lassen, hängen nicht zuletzt von den Unternehmen selbst ab.
Der konkrete Handlungsbedarf ergibt sich aus dem Abgleich von Soll- und Ist-Situation, was eine konkrete Zielsetzung unter Einbeziehung der realistischen Möglichkeiten voraussetzt. Daraus ist eine Planung überschaubarer und vor allem messbarer Schritte zu erstellen. Wichtig ist es, die Mitarbeiter auf diesem Weg intensiv einzubinden - von der Ideengenerierung bis hin zur Umsetzung. Abhängig von Umfang und Aufwand der Digitalisierungsstrategie kann die Einbindung von externem Knowhow große Vorteile bringen: Ein spezialisierter Dienstleister blickt objektiv auf die internen Unternehmensabläufe, kennt die technologischen Möglichkeiten genau und kann das Konzept auf die jeweiligen Bedürfnisse zuschneiden, um eine reibungslose Implementierung zu realisieren.
Nebenwirkung: Marketingautomatisierung
Gut - streng genommen handelt es sich bei der Marketingautomatisierung nicht um eine Nebenwirkung. Genauso wie in allen anderen Prozessen muss auch hier gründlich und strukturiert vorgegangen werden. Dennoch: Steht Ihr Unternehmen vor der Digitalisierung seiner Strukturen, ist es durchaus lohnend, auch Marketing und Sales in die Betrachtung einzubeziehen. Insbesondere ein Relaunch Ihrer Website mit entsprechenden Inbound-Marketing-Mechanismen kann Ihren Geschäftserfolg auf ein neues Level heben. Was Inbound Marketing ist und wie es Ihnen hilft, einen direkteren und besseren Kontakt zu Ihren zukünftigen Kunden aufzubauen, erfahren Sie in der unserer Einführung in die Inbound Methodik:
