Einen neuen Kunden zu gewinnen, ist zweifellos bereits ein großer Erfolg: Ihn jahrelang zu halten, eine noch viel größere Leistung. Genau an dieser Stelle kommt das Begrüßungsschreiben für Neukunden ins Spiel: Es hilft Ihnen unter anderem dabei, schnell Vertrauen als zuverlässiger Partner zu generieren.
Gleichzeitig hinterlassen Sie mit dem Schreiben für Neukunden zugleich einen positiven Eindruck. Gelungene Willkommensnachrichten schaffen somit die Basis für eine dauerhafte Beziehung zwischen Kunde und Dienstleister. Dennoch bürgt das Begrüßungsschreiben für Neukunden auch einige Gefahren, die es geschickt zu umgehen gilt: Ansonsten schlägt die eigentlich gut gemeinte Geste schnell ins Negative um. Wer ein Begrüßungspaket für neue Kunden plant, muss sich entscheiden, welche Informationen er zu diesem Zeitpunkt geben möchte. Auch die Tonalität übt einen entscheidenden Erfolg auf den Effekt eines Begrüßungsschreibens für Neukunden aus.
Begrüßungsschreiben für Neukunden: Wichtiges Element der optimalen Kundenorientierung
Etablierte IT-Dienstleister und Systemhäuser sparen sich häufig schon die Maßnahmen zur Kundenakquise, weil die Auftragsbücher zu genüge gefüllt sind: Warum also erst in die Kundenbindung und ein Begrüßungsschreiben für Neukunden investieren, wenn die potenziellen Interessenten ohnehin Schlange stehen? Oftmals profitieren jedoch gerade die ITler von einigen wenigen Auftraggebern, die den Löwenanteil des geschäftlichen Umsatzes ausmachen. Sobald einer oder gar zwei dieser Schlüsselkunden sich nun nicht mehr richtig bei Ihnen aufgehoben fühlt und sich zu einem Wechsel entscheidet, kann es zumindest kurz- und mittelfristig zu ernsthaften Lücken kommen. Eventuell müssten Mitarbeiter dann sogar entlassen werden, da für sie über einen gewissen Zeitraum hinweg keine Beschäftigung mehr da ist. Das Begrüßungsschreiben für Neukunden leistet also einen positiven Beitrag zur Unternehmensbindung, der sich später einmal mehr als rentieren kann.
Das Begrüßungsschreiben für Neukunden: Sowohl für Start-ups als auch für Industriekonzerne interessant
Das Gesagte gilt umso mehr für Start-Ups, deren Existenz häufig von der Gunst der wichtigsten, zahlungskräftigsten Kunden abhängt. Selbst wenn Sie als Dienstleister die Erwartungen des Kunden erfüllen, muss das noch lange nicht heißen, dass er sich an Sie gebunden fühlt: Gerade, weil die Kundenbeziehung bei Start-Ups zumeist erst über einen kürzeren Zeitraum hinweg besteht. Das Begrüßungsschreiben für Neukunden hilft, Erwartungen zu übertreffen, statt „nur“ zu erfüllen. Mit einer solchen Maßnahme gelingt es Ihnen, als Start-Up die Voraussetzungen für einen stabilen, langfristen Kundenstamm zu schaffen. Durch die Gewissheit, einigermaßen sichere Bestandskunden im Rücken zu haben, lassen sich dann leichter weitere wichtige Schritte zur Etablierung und Vergrößerung planen.
Industrieunternehmen sammeln mit vielfältigen Services, die zur emotionalen Aufwertung des Kundenerlebnisses einen Teil beitragen können, wichtige Pluspunkte im Wettbewerb mit Konkurrenten. Immer seltener entscheidet allein der Preis über die Auswahl eines Produktes oder einer Dienstleistung. Als erste Maßnahme zur langfristigen Bindung schafft das Begrüßungsschreiben für Neukunden das Fundament, um Werte wie Engagement, Verlässlichkeit und Transparenz aufzuzeigen.
Das Begrüßungsschreiben für Neukunden: Was Sie als Unternehmen tun können
Es ist keinesfalls selbstverständlich, dass ein Kunde nach einem Erstauftrag auch wiederkommt – sogar, wenn er mit der eigentlichen Abwicklung zufrieden war. Er besitzt einfach noch keine wirkliche Bindung zu Ihnen, warum also die Treue halten?
Der Spruch “You never get a second chance to make a first impression” gilt dementsprechend auch im Kontext der Beziehung zwischen Kunden und Unternehmen. Grundsätzlich finden sich Begrüßungsschreiben für Neukunden in einer Reihe von kommunikativen Kontexten: Wer viel reist, wie sie von Hotelzimmern her kennen. Auch an Restaurants und Gaststätten finden sich meist öffentlich einsehbare Schreiben. Bereits hier wird deutlich, dass bei einem Begrüßungsschreiben für Neukunden die Personalisierung eine wichtige Rolle spielt, um wirklich einen Mehrwert zu generieren: Anders als bei öffentlichen Schriftstücken besitzen Sie die Möglichkeit, durch Exklusivität Vertrauen zu schaffen.
Der optimale Zeitpunkt beim Begrüßungsschreiben für Neukunden liegt im Übrigen 3 bis 4 Wochen hinter dem dazugehörigen Auftrag: Bis dato sind die Erinnerungen an Sie höchstwahrscheinlich schon verblasst, weshalb sich jetzt die Gelegenheit bietet, Ihr Leistungsspektrum erneut ins Gedächtnis zu rufen. Im Gegensatz zu einer E-Mail wirkt die Schriftform bei der Neukundenbegrüßung um eines aufwendiger und individueller. Es empfiehlt sich, auf den traditionellen Brief zurückzugreifen.
Sieben Briefbausteine für den idealen Text
Um ein ideales Begrüßungsschreiben für Neukunden zu generieren, haben sich einige Textbausteine bewährt. Diese besitzen eine gewisse Gültigkeit für nahezu alle Bereiche, wenngleich spezifische Abwandlungen natürlich erlaubt und oftmals auch angebracht sind.
Zunächst einmal erscheint es sinnvoll, sich zu Anfang eines Begrüßungsschreibens für Neukunden für den erteilen Auftrag zu bedanken, um anzuzeigen, dass Sie den Zuschlag nicht als selbstverständlich ansehen.
Als nächstes weisen Sie den Kunden auf den besonderen Mehrwert Ihrer Leistung hin, um das Hochgefühl beim Kauf wieder aufleben zu lassen: Schließlich haben Sie ihn ja zu diesem Zeitpunkt bereits von sich überzeugen können. Daraufhin stellen Sie im Rahmen des Begrüßungsschreibens für Neukunden eine direkte Frage: Ob alles zur Zufriedenheit des Kunden ausgeführt wurde oder ob es Potenzial zur Nachbesserung gebe? Bieten Sie ihm dazu an, sich um etwaige Probleme schnell und lösungsorientiert zu kümmern.
Ganz wichtig: Das Begrüßungsanschreiben für Neukunden sollte einen zusätzlichen Nutzen bieten. Dies kann beispielweise in Form von einer allgemeinen Infobroschüre oder eines kostenlosen Zusatzservice geschehen. Nun zeigen Sie Ihm weitere mögliche weitere Produkte oder Leistungen an, die für Ihn in Frage kommen könnte – ohne dabei zu aufdringlich zu wirken.
Zur Erleichterung der Kontaktaufnahme schickt es sich an, im Begrüßungsschreiben für Neukunden seine Daten zu hinterlassen. Idealerweise geben Sie also eine E-Mail-Adresse, Telefon an, auch ein Verweis auf die Homepage ist möglich. Abschließend bitten Sie noch um Weiterempfehlung: Für einen zusätzlicher Anreiz können, je nach Beschaffenheit der Leistung, Gutscheine und Rabatte beigefügt werden.
Noch einmal die wichtigsten Bausteine des Begrüßungsschreibens für Neukunden auf einem Blick:
- Dank für den Auftrag
- Verweis auf Mehrwert der Leistung für den Kunden
- Explizite Nachfrage nach Zufriedenheit
- Zusätzlichen Nutzen schaffen bzw. anbieten
- Vorstellung weiterer, buchbarer Leistungen
- Erleichterung der weiteren Kontaktaufnahme
- Bitte um Weiterempfehlung
Fazit: Begrüßungsschreiben für Neukunden – Geschäftsbeziehungen emotionalisieren und festigen
Sie sehen: Es lohnt sich für eine Vielzahl von Geschäftsbereichen und Unternehmen, Zeit in die Abfassung eines personalisierten Begrüßungsschreibens für Neukunden zu investieren. Gerade im Internetzeitalter, in denen dem Kunden diverse Alternativen zur Verfügung stehen, erscheint die emotionale Bindung umso wichtiger. Auf diese Weise gewährleisten Sie effektiv einen langfristigen und vor allem stabilen Auftragsfluss.
So gut wie jeder Geschäftspartner profitiert vom Begrüßungsschreiben für Neukunden, egal ob IT-Dienstleister, Industriekonzern oder Start-Up. Neue Unternehmen müssen ihre zumeist verhältnismäßig geringe Anzahl an Kunden halten, um existenzfähig zu bleiben. ITler haben meist einen kleineren, dafür aber umso zahlungskräftigen Kundenstamm, was die Bindung an den jeweiligen Softwareexperten noch einmal wichtiger macht. Und auch wer als Industriekonzern langfristig wachsen möchte, braucht feste Auftraggeber als Basis.
Eine allgemeingültige Anleitung darüber, wie ein Begrüßungsschreiben für Neukunden auszusehen hat, gibt es zwar nicht, da die verschiedenen Unternehmenskontexte oftmals viel zu weit auseinander divergieren. Nichtdestotrotz hat sich eine feste Abfolge von Textbausteinen bewährt, um Sie zum „idealen“ Begrüßungsschreiben für Neukunden zu führen. Wer diese Schrittfolge beachtet und an das eigene Unternehmen anpasst, macht in Bezug auf die Begrüßung schon einmal vieles richtig. Hieran können weitere Maßnahmen zur Bindung anschließen – für ein hoffentlich ergiebiges, langfristiges Kundenverhältnis.
